自分の仕事を作るために仕事をする人

先日、スタディＰＣネット大分高城校に通われてエクセルを習っている生徒さんから、「会社使用する表をエクセルで再作成したいのだけれども、作り方が分からないので教えてほしい」との依頼を受けた。

 

当校では、通常のレッスン以外でも実際に作成したい資料や文章がある場合には、それらの資料作成の指導を通常のレッスンチケットで対応しているので、もちろんのこと「良いですよ」と即座に返答。

さっそく、その生徒さんの横について目的の表作成を開始した。

 

エクセルの場合は、セルの結合は出来てもセルの分割が出来ないので、どこのセルに表のどの部分を割当てれば良いのかが最初はなかなか分からない方が多いので、先ずは手書きで生徒さんが持ってきた表の下書きを見ながら使用する列の数をレクチャー。

暫くすると勘所を掴んだようで、的確にセルを選択し文言を入力。罫線も書いて、いよいよ表の最下部に位置する自由記述欄だけとなったところで、思わぬ問題が発生した。

 

最後の自由記述欄には、担当者の所属と名前を入れるらしいのだが、ここに記入される人の数がその時々によって3人～15人程度にまで変わるとのこと。

それならばということで、「とりあえず15～20人くらいの人が入る程度のスペースにして、表を調整しましょうか？」と生徒さんに提案すると「いや、実は・・・」と切り出し、思いもよらぬ言葉が返ってきた。

「ここの部分は他の似たような表でもそうなのですが、記入する人数が少ない時は”余白が多い”と言われ、人数が多い時は”もっとスペースを広げろ”と上司に言われるんです」とのこと。しかも上司というか、その書類をチェックする人が3人ほどいて、この余白に関する考え方がみんな違い、なんども印刷しては表のサイズや印刷設定を修正してなんてことを繰返しているとのこと。

それならばと言うことで、「その所属と名前の記載は別紙にしたらどうですか？」と言うと、「紙削減を言われていて、1枚で済むものは1枚で印刷しろ」と言われるのだそうだ。

 

う～ん、正直言ってちゃんちゃらおかしい・・

つまらぬ理由で何度も修正を入れさせては、印刷をさせてる方が紙が無駄なんじゃないのと思うし、そもそも最後に紙の媒体が必要だとしてもチェックするのに印刷しないといけないというのがナンセンス。チェックならパソコンの画面でやればいいこと。

おまけに、チェックする人の方針がバラバラじゃ、実際に資料を作っている方からするとたまったもんじゃない。

「残業時間減らせ！」なんて言っておきながら、残業時間増やしてんのお前たちじゃんって言いたくなってしまいます。

 

でも、こんな話しって、結構皆さんの会社でもあったりしませんか？

今回の例だと、おそらくチェックをする上司は自分好みに資料を作らせることを仕事だと勘違いしているだと思うんです。

自分自身がそれしか出来ないから、自分の仕事を作るために仕事をしているって感じ。

日本は人手不足なんて言われているけれど、こんなことをやっている人たちを減らすだけでも大きく業務効率は完全するんじゃないのって思っているのは自分だけだろうか？

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